Proyectos

Que titulo mas corto?

Estaba aquí en mi estudio y empezando a organizar la agenda para ir haciendo frente a las tareas de los proyectos, y podemos decir que es una tarea bastante complicada, son 4 proyectos, algunos con mas trabajo que otros por ahora y algunos con mas importancia que otros.

Hay que recordar que los proyectos a los que me refiero, son proyectos personales, actividades a parte de tu trabajo y tu vida diaria.

No soy un fanático del orden, de hecho creo que algo de caos ayuda a gestionar mejor la vida, porque el orden puede llegar a ser mas perjudicial que beneficioso. No quiero decir que vivamos sin orden ninguno, solo que si algo no queda en el sitio que le corresponde, no es tan importante y podemos seguir con nuestra vida.

Cuando estamos en un caso como en mío, tenemos que elegir de un montón de tareas, cuales vamos a realizar primero, y cuales pueden esperar, tenemos algo de ventaja. pues las tareas nos indican la complejidad y partiendo solo de ese dato podemos empezar a organizar.

y que ponemos primero, lo mas difícil o lo mas sencillo?
Yo para esto tengo como base un principio, lo fácil se hace solo, lo difícil lo hago ahora, y lo imposible para dentro de diez minutos. Y como se aplica pues es fácil.

Las tareas cuya dificultad sea muy baja, es decir las tareas fáciles o sencillas, las vamos realizando conforme las vamos encontrando en el camino, por ejemplo, enviar un email o hacer una llamada, tareas que solo quitan tiempo y cuyo resultado no suma por si sola, sino que dependen de hacer bien muchas de estas tareas.

Las tareas algo mas complejas, tenemos que detenernos un momento y tomar todos los recursos necesarios y ponernos a ello, es importante valorar si esa tarea puede ser interrumpida o no, si es el primer caso, solo necesitaremos de un espacio donde podamos dejar esta tarea en proceso e ir completando los pasos para llegar hasta el final, esto ya empieza a ser algo mas difícil, pero lo que realmente estamos haciendo es dividirla en tareas mas sencillas que se pueden completar y así vamos avanzando en general.

Esto ultimo parece algo mas complejo de lo que realmente es, porque?, simple no estamos acostumbrados a ver las tareas grandes como un conjunto de pequeñas tareas, nos falta visión de conjunto o una visión desde fuera. Este paso es importante para tareas mas grandes pero no es necesario estar aplicando a todo lo que emprendemos.

Y finalmente están las tareas mas complejas, mas difíciles o que en algunos casos podemos decir que casi imposibles, para estas la paciencia es la clave, porque seguramente tendremos que intentarlo varias veces y eso nos puede frustrar o agobiar, en la mayoría de casos es porque necesitamos aprender habilidades que no hemos desarrollado, o tenemos que recurrir a otros recursos, que pueden ser humanos o técnicos, estas ultimas si tenemos presupuesto son las que podemos delegar.

Podemos delegar?
Si, no hay que hacerlo todo tu, cuando hay presupuestos de por medio esto es relativamente sencillo, si no puedo hacer algo porque es muy difícil para mi o me costaría mucho tiempo, busco un especialista y que se encargue de realizar la tarea, en muchos casos será la mejor solución, pues es alguien que esta acostumbrado y que seguramente tendrá las herramientas adecuadas.

Si no disponemos de presupuesto, no es tan difícil, para esto yo recomiendo jugar un poco al rol, quiero decir que si no hay a quien delegarle, bien porque no confiamos en otra persona o simplemente no podemos permitirnos que lo haga otro. Tenemos que asumir ese rol, en ese momento que emprendamos esa tarea somos otra persona, por ejemplo, necesito un diseño para una tarjeta de visita, lo ideal es mandárselo a un diseñador y que ademas lo mande a la imprenta, pero no es tu caso, asi que tendrás que hacer el diseño y encargarte de la impresión, el corte, todo lo que conlleva hacer unas tarjetas de visita. y en cada paso, serás el diseñador, luego el cliente, luego el impresor, el cliente de nuevo, y así hasta que tengas las tarjetas en la mano, finalizadas.

Nuestro recurso " El Tiempo"
Nadie sabe administrar su tiempo, aunque te digan lo contrario, todos estamos buscando tiempo para hacer las cosas, tenemos horarios de trabajo, necesitamos horas de descanso, tenemos que alimentarnos y también tenemos que compartir con nuestra familia o amigos, y no nos olvidemos del ocio personal, verte un capitulo de una serie o dar un paseo para alejarte un poco de tu rutina diaria.

Al final nuestro tiempo para hacer otras cosas se reduce mucho, pero hay que sacarlo y disponer de el para no perder el entusiasmo.

Como todos yo soy un desastre organizando mi tiempo, porque si cojo horas de mi tiempo de descanso, al día siguiente o días mas tarde estaré mas cansado, y al final tendré que invertir algo de tiempo en descansar. Hay gente que ha probado alternativas, y algunas salen bien y otras no tanto, yo he probado algunas, maximizar el uso de los tiempos muertos, quiero decir, si tengo que estar esperando por ejemplo en el medico, disponer de un libro e ir avanzando en el aprendizaje de habilidades o simplemente teniendo este tiempo como tiempo de ocio.

Otra opción es acumular, buscar el adelantar pequeños procesos que al final consigas un espacio de tiempo libre, que te deje empezar una tarea y terminarla, esta funciona mas o menos bien, pero a veces tardas demasiado en conseguir el tiempo necesario y terminas dejando la tarea para los periodos vacacionales, lo que empieza el ciclo del mal descanso.

Quien mucho abarca poco aprieta....
Este extracto del refranero popular es bastante mas cierto de lo que creemos, pero se puede analizar desde ciertos matices, si tienes una sola tarea, una sola linea de proyecto, por supuesto lo harás muy bien, pero eso es tu trabajo, los proyectos aunque son trabajo, son otra parte de ti y muchos tienen que ver con tu personalidad, tu creatividad o tus inquietudes. Esta claro que si dispusieras de tiempo y presupuesto saldrían adelante sin dificultad, pero estaríamos hablando de otra cosa.

En mi caso y en el de muchos los proyectos personales son los pasos hacia algo distinto, y muchos no podemos abandonar lo que tenemos para luchar por estos sueños, puedes decirme lo contrario, pero eso requiere como siempre un presupuesto o mejor dicho un riesgo.

Voy a ir al grano para concluir, porque esto empieza a ser algo largo. Tu pregunta en este momento debería ser:

Y como compagina todo para sacarlo adelante?, no se vuelve loco?, es posible?.

Había dicho una pregunta y han salido como mínimo 3, ya que seguro tienes muchas mas, el truco esta en las lineas y en los roles, de los roles ya hemos hablado un poco, pero que es eso de las lineas?.
Por definición una linea es una serie de puntos consecutivos en alguna dirección, si lo pasamos a analizar un proyecto, nos encontramos que los puntos son los distintos pasos que hay que ir siguiendo para completar el proyecto, y donde podríamos establecer un inicio, una dirección y un fin, vamos a saltarnos por alto las proyectos de mas de una linea o que en alguna de sus etapas tiene mas de una linea. y ahora vamos a pensar en varios proyectos y por tanto varias lineas, pueden pasar dos cosas, que los proyectos no tengan nada en común, por tanto las lineas nunca se cruzan, o bien si que tienen aspectos en común y las tareas se van cruzando a lo largo del proceso, y aquí entran los roles.

Voy a contarlo con un ejemplo que hemos visto gráficamente muchas veces.

Las pizarras de los detectives en las pelis, realmente no es un recurso que solo usen en las series policiacas, este recurso lo usan muchos escritores y es algo que se usa mucho en cine, de hecho esta imagen es de un guionista.

y el truco de todo esto radica en algo que ya hable un poco mas arriba, la visión global, cuando quieres empezar este tipo de tareas digamos hercúleas, realmente tienes un proyecto mas, el proyecto global. Ademas en este sigue estando tu vida diaria y las otras actividades que realices, si puedes confeccionar una pizarra como esta, seguramente te ayudara mucho a ir sacando las cosas adelante, yo me hago esto en mi cabeza, y voy desenredando los nudos y atando los cabos sueltos, parece que no fuera hacia ningún lado pero en realidad estoy avanzando. y aquí entra en juego de nuevo la paciencia y para algunos la planificación.

Yo opto por la paciencia, lo único que no podemos dejar atrás el poner nombre a las cosas, crear esa lista de tareas por resolver, y asignarles cual de tus roles lo va a completar, y ya esta, haciendo que encajen las piezas, eso si, en cuanto las piezas principales estén listas, hay que poner la maquinaria en marcha, porque sino no saldrás del proceso de planificación, no hay que centrarse en cada detalle, hay que pensar siempre en conjunto y no tenerle miedo a los cambios, en los proyectos no hay cambios, hay evolución, si esto no fuera así, ese proyecto ya estaría terminado y a otra cosa.